Tietosuojakäytännöt

Yläneen Kiri ry
Alatie 218, 21900 YLÄNE
(Myöhemmin ”seura” tai ”me”)

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, kausikortti- tai muista asiakkaistamme taikka muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa
Erkki Mäki-Laurila
Yläneen Kiri ry
Puutarhakatu 8 a D 68
20100 TURKU
erkkiml(at)kolumbus.fi
050 3636 563

Henkilötietojen käyttötarkoitukset 
Jäsenrekisteri
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
Jäsenyyksien ylläpito
Kilpailutoiminnan toteuttaminen (esim. pelaajasiirrot, ottelupöytäkirjat)
Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
Sähköinen jäsenviestintä
Analysointi ja tilastointi
Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
Asiakasrekisteri
Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyn ja seuran välillä solmitun sopimuksen, taikka seuran ja asiakkaan välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
Kohdennettu sähköinen suoramarkkinointi
Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
Analysointi ja tilastointi
Tarjoukset, ostaminen ja palvelun toteuttaminen
Sisällöt ja niiden personointi

Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät
Jäsenrekisteri
Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,
demografiatiedot, kuten ikä
mahdolliset luvat ja suostumukset
jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
ottelutilastot, kuten, ottelut, maalit, varoitukset ja muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot
palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva

Asiakasrekisteri
Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,
demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,
työnantajayrityksen nimi, osoite ja y-tunnus,
asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot

Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteri
jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,
rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön (esim. erotuomarin) syöttäminä
evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
Eri urheiluliittojen, kuten Suomen Palloliiton, rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä, kuten Taso

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:
VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

Asiakasrekisteri
rekisteröidyltä itseltään internetin kautta, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla,
seuran jäsenrekisteristä,
erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja -kampanjoiden sekä muiden vastaavien toimenpiteiden yhteydessä suoraan rekisteröidyltä
Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös yhteistyökumppaneiltamme sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:
VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

Tietojen säilytysaika
Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Ellei rekisteröity ole kirjautuneena käyttänyt seuran sähköisiä palveluita tai avannut uutiskirjeitä viimeisen kahdentoista (12) kuukauden aikana, ja käyttäjän asiakassuhde tai muu henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, käyttäjän henkilötiedot poistetaan ja muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.
Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Henkilötietojen käsittelijät
Seuran puheenjohtaja, sihteeri ja johtokunta sekä jaostojen toimihenkilöt voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Palloliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Palloliiton ylläpitämässä Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://www.palloliitto.fi/tietosuoja/

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.
Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

Rekisteröidyn oikeudet
Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:
Yläneen Kiri ry / Tietosuoja
Puutarhakatu 8 a D 68
20100 TURKU
tai sähköpostitse osoitteeseen erkkiml(at)kolumbus.fi.
Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa
Puutarhakatu 8 a D 68
20100 TURKU
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse erkkiml(at)kolumbus.fi.
Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse erkkiml(at)kolumbus.fi.
Oikeus poistaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse erkkiml(at)kolumbus.fi.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse erkkiml(at)kolumbus.fi.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja/tai muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.